Digitalisierung

Digitalisierung im Rechnungswesen heißt, Belege, Freigaben und Auswertungen in durchgängige digitale Abläufe zu überführen, vom Eingang einer Rechnung bis zur Auswertung, ohne Medienbrüche. Buchhaltung und Lohn sind dabei Teil eines zusammenhängenden Prozesses.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, kein PDF und kein eingescanntes Papier, sondern maschinell lesbare Daten. Die Pflicht ist in § 14 UStG geregelt.

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten gestaffelte Übergangsfristen: Ab 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 dann alle übrigen Unternehmen.

Digitalisierung ist der Querschnitt: Eine E-Rechnung entfaltet ihren Nutzen erst, wenn sie ohne Umweg in die digitale Buchhaltung fließt. Ebenso profitieren Belegfluss und Lohn von durchgängig digitalen Abläufen. Wir denken diese Felder deshalb zusammen, mit der digitalen Finanzbuchhaltung und der digitalen Lohnbuchhaltung.

Am besten mit einer Bestandsaufnahme der heutigen Abläufe. Weil die E-Rechnung gesetzlich verpflichtend ist, steht sie meist am Anfang: zuerst der zuverlässige Empfang, dann der digitale Belegfluss und schließlich die Anbindung an Buchhaltung und Lohn.