E-Rechnung-Pflicht 2026: Die Fristen 2025, 2027 und 2028 im Überblick

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, das gilt bereits jetzt. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, kommt gestaffelt: ab 2027 für größere Unternehmen, ab 2028 für alle. 2026 bleibt dazwischen das ruhige Jahr, um die Umstellung ohne Zeitdruck vorzubereiten.

Dieser Beitrag ordnet die drei Stichtage ein, erklärt den Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD und zeigt, was Sie jetzt schon können müssen und was noch Zeit hat.

Was ist eine E-Rechnung und was ist keine?

Der Gesetzgeber hat den Begriff der E-Rechnung mit dem Wachstumschancengesetz neu gefasst. Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Maßgeblich ist, dass das Format der europäischen Norm EN 16931 entspricht, dem gemeinsamen Datenmodell, das festlegt, welche Rechnungsangaben in welcher Struktur enthalten sein müssen.

Das ist ein wichtiger Punkt, der oft missverstanden wird: Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, auch dann nicht, wenn es per E-Mail verschickt wird. Ein PDF ist zwar elektronisch, aber nicht strukturiert und maschinell auswertbar. Der Gesetzgeber nennt solche Formate „sonstige Rechnung", dazu zählen Papierrechnungen genauso wie einfache PDF- oder Bilddateien.

Praktisch umgesetzt wird die E-Rechnung vor allem über zwei Formate: XRechnung und ZUGFeRD. Beide erfüllen die Anforderungen der EN 16931, unterscheiden sich aber im Aufbau, dazu weiter unten mehr.

Ab wann gilt die Pflicht, die drei Stichtage?

Es lohnt sich, die Empfangspflicht und die Ausstellungspflicht klar auseinanderzuhalten. Das sind unterschiedliche Fristen mit unterschiedlicher Wirkung:

1. Januar 2025, Empfangspflicht für alle. Seit diesem Datum muss jedes inländische Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen von seinen Geschäftspartnern entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Diese Pflicht gilt bereits und betrifft ausnahmslos alle Unternehmen, unabhängig von Größe oder Umsatz.

1. Januar 2027, Ausstellungspflicht ab 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Ab diesem Stichtag müssen Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Vorjahr ihre B2B-Rechnungen als echte E-Rechnung ausstellen. Unternehmen unterhalb dieser Grenze dürfen für Umsätze aus 2027 übergangsweise weiter Papier- oder PDF-Rechnungen versenden.

1. Januar 2028, Ausstellungspflicht für alle. Ab diesem Datum gilt die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen im B2B-Bereich unabhängig vom Umsatz für sämtliche inländischen Unternehmen. Die Übergangsregelungen laufen dann endgültig aus.

Rechtsgrundlage der Staffelung ist die Übergangsvorschrift in § 27 Abs. 38 UStG, konkretisiert durch die BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und vom 15.10.2025 zu den Anwendungsfragen der E-Rechnung. Das zweite Schreiben unterscheidet dabei zwischen Format-, Geschäftsregel- und inhaltlichen Fehlern und ordnet ein, wann ein fehlerhafter Datensatz den Vorsteuerabzug des Empfängers berührt.

Müssen Sie schon 2026 E-Rechnungen ausstellen?

Nein und das ist die eigentlich gute Nachricht in diesem Thema. Für Umsätze, die 2025 und 2026 ausgeführt werden, dürfen Sie weiterhin Papier- oder einfache PDF-Rechnungen ausstellen, sofern der Empfänger dem zustimmt (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG). Eine ausdrückliche, formelle Zustimmung ist dabei in der Praxis meist nicht nötig, es reicht, wenn der Empfänger die Rechnung ohne Widerspruch akzeptiert.

Das heißt: 2026 ist kein Jahr, in dem Sie unter Zeitdruck etwas umstellen müssen. Es ist das Jahr, in dem Sie in Ruhe prüfen können, welche Software Sie brauchen, welches Format zu Ihrem Betrieb passt und wie Ihr Rechnungswesen darauf vorbereitet wird, bevor 2027 für größere Unternehmen ernst wird.

Was müssen Sie JETZT können (Empfang)?

Anders sieht es beim Empfang aus, diese Pflicht läuft bereits seit dem 1. Januar 2025. Das bedeutet konkret: Wenn ein Geschäftspartner Ihnen eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD schickt, müssen Sie diese annehmen und auswerten können. Sie dürfen den Empfang einer korrekten E-Rechnung nicht verweigern, nur weil Sie selbst noch nicht auf E-Rechnungen umgestellt haben.

Praktisch heißt das: Ihre Buchhaltungssoftware oder die Ihres Steuerberaters muss XML-basierte Rechnungsformate lesen und weiterverarbeiten können. Für die reine Entgegennahme reicht in der Regel ein normales E-Mail-Postfach, entscheidend ist, was danach mit der Datei passiert.

XRechnung oder ZUGFeRD, was ist der Unterschied?

Beide Formate erfüllen die Anforderungen der Norm EN 16931, funktionieren aber unterschiedlich:

XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format ohne visuelle Komponente. Es gibt keine für Menschen direkt lesbare Ansicht, die Datei ist ausschließlich für die maschinelle Verarbeitung gedacht. XRechnung wurde ursprünglich für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber entwickelt und ist heute auch im B2B-Bereich verbreitet; maßgeblich ist die jeweils aktuelle Fassung, derzeit Version 3.0.

ZUGFeRD ist ein Hybrid-Format: Es kombiniert eine für Menschen lesbare PDF-Ansicht mit eingebetteten, strukturierten XML-Daten in derselben Datei. Für Sie und Ihre Geschäftspartner bedeutet das einen praktischen Vorteil, die Rechnung sieht aus wie eine gewohnte PDF-Rechnung, enthält aber im Hintergrund die maschinenlesbaren Daten, die das Gesetz verlangt. Bereits ab der Version 2.0.1 ist ZUGFeRD vollständig mit EN 16931 und damit mit den gesetzlichen Anforderungen kompatibel; die aktuelle Fassung ist ZUGFeRD 2.4 (seit 15. Januar 2026).

Welches Format für Ihren Betrieb passender ist, hängt von Ihrer Software und Ihren Geschäftspartnern ab, häufig gibt die eingesetzte Rechnungssoftware das Format ohnehin vor.

Was passiert mit Papier- und PDF-Rechnungen?

Papier- und einfache PDF-Rechnungen verschwinden nicht abrupt, sondern laufen über mehrere Jahre stufenweise aus:

• Bis Ende 2026: Papier- und einfache PDF-Rechnungen bleiben mit Zustimmung des Empfängers grundsätzlich zulässig.
• 2027, für größere Unternehmen eingeschränkt: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen auf echte E-Rechnungen umstellen; für Unternehmen darunter bleiben sonstige Formate noch erlaubt.
• Bis Ende 2027, für bestehende EDI-Verfahren: Rechnungen über etablierte EDI-Verfahren (elektronischer Datenaustausch, etwa in langjährigen Lieferketten) dürfen mit Zustimmung des Empfängers übergangsweise weiterlaufen, solange die umsatzsteuerlich relevanten Angaben korrekt und vollständig extrahierbar sind.
• Ab 1. Januar 2028: Alle Übergangsregelungen laufen aus. Es gilt die E-Rechnungspflicht ohne Ausnahme für alle inländischen B2B-Umsätze.

Unverändert bleiben einige Ausnahmen: Für Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise gelten eigene, vereinfachte Regeln, hier bleibt eine E-Rechnung nach den bisherigen BMF-Ausführungen nicht zwingend erforderlich. Ob und wie diese Ausnahmen im Einzelfall greifen, sollten Sie konkret mit uns abklären.

Wie stellen Sie praktisch um?

Die Umstellung lässt sich in überschaubaren Schritten angehen, gerade weil noch Zeit besteht:

1. Empfang jetzt sicherstellen. Prüfen Sie mit Ihrer Buchhaltungssoftware oder mit uns, ob eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien korrekt gelesen und weiterverarbeitet werden können. Diese Pflicht läuft bereits.
2. Eigenen Umstellungszeitpunkt einordnen. Klären Sie, ob und wann Sie die Umsatzgrenze von 800.000 Euro voraussichtlich erreichen, davon hängt ab, ob 2027 oder erst 2028 für Sie relevant wird.
3. Software-Fähigkeit prüfen. Kann Ihre Rechnungssoftware bereits XRechnung oder ZUGFeRD ausstellen? Viele gängige Programme bieten das inzwischen an oder rüsten es nach.
4. Format festlegen. Entscheiden Sie gemeinsam mit uns und Ihrer Software, ob XRechnung oder ZUGFeRD besser zu Ihrem Rechnungsablauf passt.
5. Prozesse und Ablage anpassen. E-Rechnungen müssen wie bisher auch aufbewahrt und archiviert werden, die Anforderungen an die Aufbewahrung (GoBD) gelten unverändert weiter.

Wie sich Ihre Buchhaltung insgesamt digital und DATEV-kompatibel aufstellen lässt, ordnen wir im Rahmen der digitalen Buchhaltung ein. Mehr zu unserer Arbeit an digitalen Abläufen insgesamt finden Sie auf der Seite Digitalisierung.

Rechtsstand: Juli 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Ob und wann die E-Rechnungspflicht für Ihr Unternehmen konkret greift, hängt von Ihrer individuellen Umsatzhöhe und Ihren Geschäftsbeziehungen ab. Bitte lassen Sie Ihre Situation vor der Umstellung individuell prüfen.