Steuerlexikon
Verfahrensdokumentation
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie in einem Unternehmen Belege und Geschäftsvorfälle erfasst, verarbeitet, gebucht und aufbewahrt werden. Sie macht die Prozesse der digitalen Buchhaltung für einen sachverständigen Dritten nachvollziehbar. Die Finanzverwaltung erwartet sie als Bestandteil einer GoBD-konformen Buchführung.
Die Pflicht zur Verfahrensdokumentation folgt mittelbar aus den GoBD und den Aufzeichnungspflichten der Abgabenordnung. Sie soll darlegen, welchen Weg ein Beleg vom Eingang bis zur Archivierung nimmt, welche Systeme beteiligt sind und wie die Unveränderbarkeit sichergestellt wird.
Typische Bestandteile sind eine allgemeine Beschreibung, eine Anwenderdokumentation, eine technische Systemdokumentation und eine Betriebsdokumentation. Besonders bei der Digitalisierung von Belegen und beim ersetzenden Scannen ist sie wichtig. Fehlt eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation, kann das in einer Betriebsprüfung zu Beanstandungen der Ordnungsmäßigkeit führen.
Relevant für: Digitale Finanzbuchhaltung, Digitalisierung
Verwandte Begriffe: GoBD, E-Rechnung, Betriebsprüfung
Rechtsstand: Juli 2026. Dieser Eintrag erklärt einen Begriff allgemein und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Bitte lassen Sie Ihren Fall individuell prüfen.
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